Herausforderungen:

Unsichere Zeiten erfordern eine sichere und konstante Versorgung an Materialien. Steigende Preise bei Papier und Kartonagen gaben den Anlass eine Ausschreibung zu starten, um die aktuellen Preise der Lieferanten abzufragen und eine gesicherte Versorgungskette zu gewährleisten, um die eigene Produktion nicht zu gefährden. Ziel ist es, die benötigte Qualität und Verpackungsformen zu den bestmöglichen Preiskonditionen Just-In-Time gesichert geliefert zu bekommen.

Lösung:

Es wurde mit dem Produktionsteam der Münchner Suppenküche eine Aufstellung der benötigten Qualitäten, Formen und Mengen zusammengestellt, die den Lieferanten als Vorlage für die Angebotslegung dienen sollte. Es wurde ein Ausschreibungsprozess erarbeitet, der für die Münchner Suppenküche einen effizienten Einsatz von Zeitressourcen bedeutet. Auf Basis dieses standardisierten Prozesses wurden mithilfe eines Erhebungsfiles mehrere Lieferantenangebote erhoben und vergleichbar gemacht. Hierdurch wurden Marktpreise transparent, die mit den eigenen aktuellen Einkaufspreisen verglichen werden konnten.

Zur Erreichung möglichst vieler potentieller Lieferanten wurde eine Marktanalyse durchgeführt. In den Lieferantengesprächen nach Angebotsabgabe wurden klare Zielvorgaben gemacht.

Erfolgsfaktoren:

Die wesentlichsten Bestandteile dieser erfolgreichen Ausschreibung waren aktuelle Daten, Planung und Standardisierung:

• Ist-Daten zu den benötigten Jahresmengen und aktuellen Kosten der Verpackung
• Planung zu Produktionsentwicklung und benötigten Kartonagen
• Standardisierte Eingabeformulare für die Lieferanten, um eine anschließende Analyse und Bewertung der Angebote effizient und vergleichbar zu machen
• Recherche zu potentiellen Anbietern gemeinsam mit dem Fachbereich
• Target Pricing für Lieferanten

Ergebnisse:

Intensivierung der bestehenden Lieferantenbeziehung

Sicherheit der Preiskonditionen und Lieferversorgung

Signifikante Kosteneinsparung (-25,2%) bei qualitativ gleichbleibend hochwertigen Produkten