Herausforderungen:
Aufgrund der angespannten Situation in der CoVid-Zeit, gab es einerseits einen schwierig zu planen den Personalbedarf, was wieder um die Planung der benötigten Arbeitskleidung schwierig machte und bei Investitionen in große Mengen benötigte Liquidität gebunden ist. Andererseits machten steigende Preise einen Lieferantenvergleich am Markt notwendig, um das optimale Preis-Leistungsverhältnis zu erhalten. Zudem gab es bestehende eigene Arbeitskleidung, die es in diesen Prozess zu integrieren galt. Angestrebt wurde eine Lösung auf Basis von Mietkleidung, die den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Münchner Suppenküche nach Bedarf täglich frisch gewaschen in ihren Spinden zur Verfügung gestellt wird.
Lösung:
Neben dem Ist-Personalstand wurden (aus Erfahrung) die kurzfristig eingesetzten Mitarbeiter, sowie die geplante Personalsteigerung erhoben und die daraus künftig benötigte Arbeitskleidung für die Lieferanten zusammengestellt. Es wurde ein Ausschreibungsprozess erarbeitet, der für die Münchner Suppenküche einen effizienten Einsatz von Zeitressourcen bedeutet. Auf Basis dieses standardisierten Prozesses wurden mithilfe eines Erhebungsfiles mehrere Lieferantenangebote erhoben und vergleichbar gemacht. Hierdurch wurden Marktpreise transparent.
Zur Erreichung möglichst vieler potentieller Lieferanten wurde eine Marktanalyse durchgeführt. In den Lieferantengesprächen nach Angebotsabgabe wurden klare Zielvorgaben gemacht.
Erfolgsfaktoren:
Die wesentlichsten Bestandteile dieser erfolgreichen Ausschreibung waren aktuelle Daten, Planung und Standardisierung:
- Ist-Daten zu einem bestimmten Stichtag bzgl. Personal und aktuellen Kosten der Arbeitskleidung
- Planung zu Produktionsentwicklung und benötigtem Personal
- Standardisierte Eingabeformulare für die Lieferanten, um eine anschließende Analyse und Bewertung der Angebote effizient und vergleichbar zu mache
- Recherche für potentielle Anbieter gemeinsam mit dem Fachbereich
- Target Pricing für Lieferanten
Ergebnisse:
Wechsel zum Wunschlieferanten des Fachbereichs
Signifikante Kosteneinsparung (-30%) bei qualitativ bessere Dienstleistung